Privacyverklaring

Om als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij veel met persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We zijn hiertoe ook verplicht door de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel AVG of GDPR).

Doeleinden en verwerkingsgronden

Als lokale overheid waken we er over om jouw gegevens uitsluitend te verwerken wanneer we daar een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerkt het bestuur persoonsgegevens in het kader van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang. In een beperkt aantal gevallen doen we dit op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen. 

In alle andere gevallen zullen we je expliciet om toestemming vragen alvorens we jouw gegevens verwerken. Dat is onder andere het geval:

  • voor het gebruik van cookies op de website;
  • voor het versturen van nieuwsbrieven waarvoor je inschrijft;
  • voor het verwerken van gerichte foto’s en video’s: close-ups, portret;
  • wanneer je deelneemt aan een burgerparticipatietraject;
  • wanneer je gebruikmaakt van bepaalde digitale dienstverlening, zoals bijvoorbeeld het indienen van een online melding of klacht;
  • ...

De verschillende verwerkingsdoeleinden kunnen geraadpleegd worden op een aparte webpagina.

Proportionaliteit

Wij vragen enkel de strikt noodzakelijke gegevens op en springen hier zorgvuldig mee om. Dit betekent dat onze medewerkers hiermee discreet omspringen, controleren of ze volledig en correct zijn en instaan voor de beveiliging ervan.

Doorgifte

Wij geven je gegevens niet door aan andere partijen, tenzij er daarvoor een wettelijke basis is.

Wij wisselen je gegevens niet uit met een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie.

Openbaarheid

Via de wetgeving over openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om informatie bij ons indienen. Daarbij worden jouw gegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval gaat hier altijd een toetsing aan de privacywetgeving aan vooraf.

Bewaring

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor de uitvoering van onze taak, rekening houdend met de archiefwetgeving. Eén van onze taken is het bijhouden van statistieken. Daarbij worden jouw gegevens steeds geanonimiseerd.

Rechten

Je hebt de volgende rechten volgens de privacywetgeving:

  • recht op informatie en inzage: je mag weten of we gegevens van je hebben, welke dit zijn, op welke manier deze worden gebruikt en je kunt hierover verdere toelichting krijgen;
  • recht op correctie: als je gegevens niet kloppen, mag je ons vragen om deze te verbeteren;
  • recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens en we zullen hieraan voldoen tenzij er hiervoor gerechtvaardigde gronden zijn;
  • recht om vergeten te worden: je mag ons in principe vragen je gegevens te verwijderen, maar als overheid mogen wij hier in de meeste gevallen geen gevolg aan geven.

Zolang aan één van de bovenstaande rechten niet voldaan werd, mag je ons vragen je gegevens niet meer te gebruiken.

Je kunt je rechten uitoefenen door ons te contacteren. Voor onze contactgegevens, zie onderaan. Wees altijd zo specifiek mogelijk. We behandelen jouw vraag concreet en correct. Je zult steeds je identiteit moeten aantonen. Wij laten binnen één maand weten wat er met je verzoek zal gebeuren.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
  • het verzorgen van ICT-infrastructuur (IT-netwerk);
  • softwareleveranciers die in opdracht van de het lokaal bestuur persoonsgegevens verwerken (ticketsoftware, klachten en meldingen, thuisloket, afsprakenmodule, …).

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en we sluiten een verwerkersovereenkomst af met deze partijen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Mijn Burgerprofiel

Lokaal bestuur Mortsel connecteert met Mijn Burgerprofiel. Zo bundelen diverse overheden uw dossier op één plaats. Hierbij worden uiteraard ook persoonsgegevens verwerkt. De privacyverklaring van Mijn Burgerprofiel is terug te vinden op de website van de Vlaamse overheid.

Artificiële intelligentie

Op onze website maken wij gebruik van de AI-gestuurde chatbot 'Regi' om jou te helpen bij het vinden van informatie en het beantwoorden van jouw vragen. Deze chatrobot analyseert jouw zoekopdrachten en interacties om relevante antwoorden te bieden en je nog sneller door onze website te laten navigeren.

Bij het gebruik van de chatbot kunnen bepaalde gegevens worden verzameld, zoals de inhoud van je zoekopdrachten, je interactiegeschiedenis, en (indien relevant) je contactgegevens indien je deze vrijwillig verstrekt tijdens een gesprek met de chatrobot. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om je beter van dienst te kunnen zijn en worden niet gedeeld met derden.

De chatrobot maakt geen geautomatiseerde beslissingen die juridische of andere significante gevolgen kunnen hebben. Jouw privacy en gegevensveiligheid staan bij ons voorop en alle verwerkte gegevens worden beveiligd volgens de geldende normen.

Op de informatiepagina van Regi, kan je meer informatie terugvinden over hoe onze AI-gestuurde chatrobot werkt en hoe we jouw gegevens beschermen.

Profilering

Wij maken geen gebruik van profilering.

Protocollen

Protocollen zijn documenten waarin overheidsinstellingen vastleggen welke gegevens ze met elkaar uitwisselen. Deze zijn raadpleegbaar voor burgers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De protocollen kunnen geraadpleegd worden op een aparte webpagina.

Tracking en cookies

Wij maken geen gebruik van tracking. Deze website maakt wel gebruik van cookies.

Data mining

Wij doen niet aan data mining.

Portretrecht en foto's

Tijdens publieke evenementen worden overzichtsfoto's gemaakt. Deze foto’s kunnen gepubliceerd worden in de nieuwsbrief, op Facebook, in of op andere sociale media van het lokaal bestuur. Personen kunnen hierbij herkenbaar zijn weergegeven. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kan u zich wel beroepen op het recht op privacy. Het recht op afbeelding (of portretrecht) is het recht van een geportretteerde persoon om zich in bepaalde gevallen te verzetten tegen publicatie van hun portret. Je kan je verzetten tegen het gebruik van je foto. Hiervoor neem je best contact op via de onderstaande contactgegevens.

Contactgegevens

Heb je vragen, opmerkingen of klachten, laat het ons dan weten. Dit kan per e-mail naar onthaal@mortsel.be of per brief naar lokaal bestuur Mortsel, Stadsplein 1, 2640 Mortsel. De Data Protection Officer (DPO) kan je contacteren via dpo@mortsel.be

Daarnaast heb je het recht om een klacht neer te leggen bij de toezichthoudende autoriteit voor lokale besturen, de Vlaamse Toezicht Commissie (VTC) of bij de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijziging privacyverklaring

Lokaal bestuur Mortsel kan deze privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 5 november 2024.