Ik wil iets organiseren

Organiseer je een activiteit of evenement in Mortsel?

Evenementen zoals culturele voorstellingen, optredens of sportwedstrijden kunnen weer doorgaan.

Update corona-maatregelen 1 september 2021:

  • Er zijn geen beperkingen meer voor evenementen binnen met minder dan 200 toeschouwers en minder dan 400 toeschouwers buiten, tenzij de bevoegde lokale overheid anders beslist.
  • Evenementen met meer dan 200 toeschouwers binnen of meer dan 400 toeschouwers buiten zullen vanaf 1 september gebruik kunnen maken van het Covid Safe Ticket (CST). Enkel in dat geval vervallen de verplichtingen inzake mondmasker, sociale afstand en CIRM/CERM.
  • Vanaf 1 oktober wordt deze drempel minstens verhoogd tot evenementen met 500 toeschouwers binnen en 750 toeschouwers buiten.
  • Het CIRM en het CERM zijn eveneens niet meer vereist voor evenementen die gebruikmaken van het Covid Safe Ticket. Het gebruik van het Covid Safe Ticket is mogelijk voor massa-evenementen en proef- en pilootprojecten. Deze evenementen moeten vanaf 1 september binnen een publiek van minimum 200 personen en buiten een minimum van 400 personen hebben. Vanaf 1 oktober wordt dit dan binnen een minimum van 500 personen en buiten een minimum van 750 personen. Voor het gebruik van Covid Safe Tickets is een toelating vereist van het lokaal bestuur. Vermeld dit daarom bij je evenementenaanvraag.
  • Een CERM of CIRM is nog wel nodig voor evenementen met meer dan 200 personen binnen of 400 buiten waar niet gewerkt wordt met Covid Safe Tickets. In oktober worden deze drempels opgetrokken. Een CERM of CIRM aanmaken doe je via www.covideventriskmodel.be. Indien je een CERM/CIRM maakt voor je evenement, laad je die mee op via het evenementenloket.
  • Organiseer je een evenement binnen? Dan is de grootte van de zaal uiteraard bepalend voor het maximaal aantal personen dat er binnen mag om aan de ventilatievoorwaarden te voldoen. De uitbater is verantwoordelijk om die maximale capaciteit te bepalen. Daarbij is momenteel 1 persoon per 4m² een goede richtwaarde. Organiseer je een activiteit in de infrastructuur van het lokaal bestuur Mortsel? Dan informeren we jou over de maximale capaciteit van het lokaal dat je huurt. Nog een vraag? vrijetijd@mortsel.be.
  • Wil je enkel het openbaar domein innemen voor een verhuis, een container, enz. dat losstaat van een activiteit of evenement? Volg ons dan naar deze webpagina.
  • De Vlaamse overheid voorziet een extra coronasteunmaatregel voor wie evenementen organiseert. Als organiserende onderneming of vzw krijg je een voorschot van de Vlaamse overheid om je evenement te organiseren. Indien door coronamaatregelen je event geannuleerd wordt, dan moet je dit voorschot niet terugbetalen. Kan het evenement wel doorgaan, dan betaal je het voorschot terug. Meer info vind je hier.

Moet je een aanvraag doen voor jouw activiteit of evenement?

Als je in Mortsel een activiteit organiseert, als particulier of vanuit een bedrijf, organisatie of vereniging, dan moet je dat aanvragen via ons evenementenloket. In de meeste gevallen heb je een officiële toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen. Zo heb je een evenemententoelating nodig voor feesten, vermakelijkheden, braderijen en evenementen die plaatsvinden in openlucht, in een gesloten ruimte of op de openbare weg en die toegankelijk zijn voor het publiek. Je hebt dus ook een toelating nodig voor een publieke bijeenkomst op een privélocatie. Gaat het om een privéactiviteit op privédomein, dan heb je geen toelating nodig.

Let op: Als het over een commerciële verkoop van een handelaar gaat, mag je je rechtstreeks wenden tot lokale.economie@mortsel.be

Deze beslissingsboom kan je helpen om te bepalen of jouw evenement moet aangevraagd worden.

Waarom moet je een aanvraag doen?

  • Het team evenementen stuurt je aanvraag meteen door naar de nodige instanties zoals andere stadsdiensten, politie, brandweer, … Door de aanmelding in het evenementenloket is er voor al die instanties een aanspreekpunt voor jouw evenement. Dat ben jij;
  • Het team evenementen zorgt na je aanvraag voor de nodige ondersteuning, informatie, toelatingen en vergunningen;
  • Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, eventuele wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen;
  • Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen;
  • Vindt je evenement plaats op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld.

Wanneer moet je ten laatste een aanvraag indienen?  

  • Voor je activiteit of evenement vraag je ten laatste 6 weken op voorhand je toelating aan;
  • Voor grote evenementen (>1.500 bezoekers) of voor activiteiten met een verhoogd risico moet je minstens 12 weken rekenen om je toelating of vergunning nog tijdig te kunnen ontvangen.

Bijvoorbeeld:

  • Festivals en openluchtfuiven (tenten);
  • Sportevenementen;
  • Betogingen, manifestaties en grote optochten;
  • Afsteken van vuurwerk;
  • Circussen.

Twijfel je? Vraag informatie aan het evenemententeam via evenementenloket@mortsel.be

Hoe kan je een toelating of vergunning aanvragen?

Om het je extra makkelijk te maken, werken we met een online aanvraagformulier.

Maak een login aan en Eagle zal je profiel onthouden. Wat zijn hier de voordelen van? Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eagle een deel van de aanvraag invullen en er later op verder werken. Je kan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En als laatste kan je een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.

Tip: wanneer je een activiteit of evenement organiseert en je plaatst tijdelijke constructies zoals een tent, een partytent, eetkraam, EHBO, opblaasbare structuren, enz., dan moet je een grondplan indienen tijdens je evenementenaanvraag. Je kan Google Maps gebruiken om een grondplan te maken. Dit heeft het voordeel dat het grondplan doorgestuurd kan worden via een link zodat je geen grote bestanden moet uitwisselen. Verder kunnen meerdere mensen aan het plan werken omdat het in de 'cloud' staat. In het aanvraagformulier voor evenementen kan je dan de link naar het grondplan ingeven. Je hebt wel een account nodig om dit te kunnen uitvoeren.

Wat moet je betalen als je openbaar domein gebruikt?

  • Wanneer je openbaar domein gebruikt voor jouw evenement (pleinen, parken, straten, …) dan betaal je hiervoor een huurprijs;
  • Erkende Mortselse verenigingen, scholen en buurtcomités zijn vrijgesteld van deze retributie;
  • Bekijk het overzicht van de tarieven.

Zoek je een zaal voor je activiteit of evenement?

  • Lokaal bestuur Mortsel verhuurt sport- en vrijetijdsinfrastructuur voor grote en kleine activiteiten en evenementen van particulieren, verenigingen en bedrijven;
  • Meer info over de locaties en afspraken over het huren van lokalen vind je via deze link.

Ondersteuning communicatie en promotie

De stad helpt je graag met de promotie van jouw evenement. Hiervoor kan je beroep doen op onderstaande ondersteuningsmogelijkheden:

Extra

                          ga

 

Uitgelicht